E-mail gebruiken samen met meerdere mensen

E-mail is de afgelopen jaren het meest belangrijke communicatiekanaal van voor bedrijven geworden. Grote bedrijven krijgen vele duizenden mailtjes per dag, kleine bedrijven honderden. Hoe kunt u dit nu handig verwerken? Het beste is een ticketing systeem te nemen. Dit doet alles wat u wilt: meerdere collega's, goed overzicht, standaardantwoorden, autoresponder, etc.

Ticketing: Zendesk, Kayako of Cerberus

Het mooiste is het gebruik van een ticketing systeem. De e-mail wordt opgehaald door zo'n systeem, hangt er een nummertje aan en het verschijnt in een handige interface voor de verschillende gebruikers. Met een ticketingsysteem verschijnen antwoorden van collega's, opmerkingen, vervolgvragen allemaal netjes onder elkaar. Een must voor een helpdesk, erg handig voor sales. Er zijn tientallen ticketsystemen, de drie meest gebruikte zijn:

1. Zendesk: Erg simpel en clean, geschikt voor de meeste bedrijven. Het systeem wordt "hosted" aangeboden, dus u bent binnen een uur aan de slag. Hosted betekent weliswaar wel afhankelijkheid van een externe partij, maar qua kosten weegt het niet op tegen de uren die een systeembeheerder anderzijds nodig zou hebben om dergelijke software goed op te zetten, te updaten en backups te maken. Een aanrader dus! Meer info op de website van Zendesk.
2. Kayako: "Gebruiken we zelf ook" :). Iets meer functionaliteit, draait bij ons op een losse server, zelf onderhouden en zelf aanpassingen aan gedaan. Mooie interface, technisch aardig. Voor meer info zie de website van Kakayo.
3. Cerberus: Technisch uitgebreid systeem, open source, "The Geeks Choice". Minder fijne interface en stijle leercurve. Voor meer info zie de website van Cerberus.

Gmail

Veel kleine bedrijven en start-ups gebruiken simpelweg Gmail. Het geavanceerde webmailsysteem van Google is snel, makkelijk, geeft de mogelijkheid tot tags toevoegen en ordent mailconversaties handig. Gmail is de makkelijkste en snelste manier om samen met mail te werken. Opzetten kan door een Gmail-account aan te maken en de mail bij Byte op te halen middels POP3. Zie voor instellingen Mail importeren in Gmail.

Zimbra mailserver

Een optie is het draaien van een lokale mailserver, waar alle mail op wordt binnengehaald en verdeeld. Hiermee kan men eenvoudig lokaal extra gebruikers en boxen aanmaken en routering instellen. Zoeken wordt hiermee heel makkelijk en de snelheid wordt heel veel hoger. Zimbra is de open source versie van Ecxhange en heeft ook workflow functionaliteit (agenda, documenten). Een mailserver configureren en onderhouden is best veel en specialistisch werk. Alleen zinnig als u heel veel e-mail en gebruikers heeft. Zie voor meer informatie de website van Zimbra

Exchange mailserver

Het vlaggeschip van mailserver is Microsoft Exchange. Zeer uitgebreid, gebruikt door miljoenen bedrijven. Werkt erg fijn, veel functionaliteit en stabiel. Kan zowel "on premise" (op kantoor) draaien, als uitbesteed (hosted). Zie voor meer informatie de website van Microsoft.

IMAP @ Byte

Via IMAP kunt u e-mail in mappen zetten. U kunt op verschillende plekken inloggen op deze mailbox en zien welke mail gelezen en ongelezen is. Het lezen en doorzoeken van mail is met veel gebruikers, veel mappen en veel berichten een erg grote belasting van gedeelde mailsystemen, zoals die van Byte. Het op deze manier gebruiken van IMAP wordt dan ook niet aangeraden. Voor erg kleine mailboxen (minder dan 1000) en 3 werkplekken werkt het natuurlijk prima. Archiveer wel regelmatig (elke 3 maanden) uw mailbox, anders groeit deze te groot. Zie ook IMAP Mailbox Opschonen en Klein Houden.

Nog niemand heeft een waardering kenbaar gemaakt voor dit artikel

 You need to enable JavaScript to vote