Byte stuurt eens per maand aan de klanten, die in de voorgaande maand een bestelling hebben gedaan, of wiens domeinnamen/pakketten in de volgende maand verlengen, een factuur. De facturen worden rond de eerste van de maand digitaal verzonden naar de contractant. Alle facturen die zijn verzonden kun je eenvoudig terug vinden in het Service Panel

Uitleg factuurspecificaties

  • Factuurnummer (rechts bovenin): vermeld dit graag in de omschrijving van de betaling. Zonder een kloppend factuurnummer in de omschrijving kunnen wij de betaling niet koppelen en zal de factuur “open” blijven staan.
  • Tenaamstelling en contactgegevens (rechts bovenin onder factuurnummer): de factuur wordt opgemaakt aan de hand van de gegevens van de contractant die ingevoerd zijn op het Service Panel. Eventuele wijzigingen in deze gegevens kunnen alleen via https://service.byte.nl/protected/gegevens/ doorgegeven worden. Kijk voor meer informatie op Administratie Wijzigingen.
  • Factuurdatum: De datum waarop de factuur is opgemaakt en verzonden. Wijzigingen die na de opmaak van de factuur plaats vinden hebben geen invloed op deze factuur. Byte hanteert een opzegtermijn van 30 dagen. Een opheffing dient minimaal 30 dagen voor de verlenging van het contract te worden doorgegeven. Indien wij de opzegging na de opzegtermijn ontvangen dan is het pakket al verlengd en zul je een factuur ontvangen. Zie ook voor meer informatie het artikel: Alles Over Opzeggen.
  • Bedrag exclusief BTW: hier vind je het factuurbedrag zonder BTW.
  • BTW: hier vind je het BTW bedrag.
  • Factuurbedrag (incl. BTW): hier vind je het volledige factuurbedrag.
  • Factuurnummer: Hier staat het nummer van je factuur. Vermeld dit altijd in de omschrijving van de betaling. Zonder een kloppend factuurnummer in de omschrijving kunnen wij de betaling niet koppelen en zal de factuur “open” blijven staan
  • E-mailadres: hier staat het e-mailadres waar de factuur naar wordt verzonden. Byte gebruikt in eerste instantie je centrale klant e-mailadres. Het is ook mogelijk om een alternatief facturen e-mailadres in te stellen.
  • Uw klantnummer: Hier vind je je klantnummer terug.
  • Uw financiële kenmerk: Je kunt via het Service Panel een financieel kenmerk invullen dat kan helpen bij de verwerking binnen de eigen administratie. Als er niets wordt ingevuld, dan staat hier (leeg).
  • Uw BTW-nummer: Byte controleert BTW nummers van klanten niet. Mocht het noodzakelijk zijn dat het BTW-nummer van de contractant op de factuur staat, dan kan dit in een e-mail worden doorgegeven aan ons Klantcontactteam via: support@byte.nl.
  • Specificatie: Hier staan alle domeinnamen met bijbehorende pakketten en contracttermijnen die op deze factuur in rekening worden gebracht.

Kan ik een factuur zonder BTW ontvangen?

Onze (bedrijfs)klanten met een adres buiten Nederland, maar binnen de EU, kunnen facturen ontvangen met een zogenaamd 0% BTW percentage. Oftewel de BTW wordt verlegd en zal in eigen land afgedragen moeten worden. Om deze constructie administratief correct te kunnen verwerken heeft Byte de volgende informatie nodig:

  • BTW nummer

Stuur dit nummer graag naar onze Support afdeling. Als Byte de bovenstaande gegevens heeft ontvangen, dan kan de wijziging binnen 5 dagen administratief doorgevoerd worden. Op alle volgende facturen zal de BTW verlegd worden. We kunnen dit helaas niet toepassen op reeds betaalde facturen.

Let op! Byte kan helaas geen facturen versturen naar particulieren buiten Nederland en binnen de EU. Meer informatie hierover wordt hieronder uitgelegd.

Ik ben een particulier buiten Nederland en binnen de EU, wat betekent dat voor mij?

Sinds 1 januari 2015 is de BTW wetgeving voor particulieren in de Europese Unie (EU) gewijzigd. De gewijzigde BTW eisen zijn zodanig dat Byte daar momenteel niet aan kan voldoen. Dat betekent dat jij als particulier buiten Nederland en binnen de EU niet de rol van Contractant kan hebben. De rol van Registrant en Technisch Beheerder kun je wel op je naam hebben staan. Meer informatie over de verschillende rollen bij Byte vind je in het artikel Service Panel Rollen.

Kort gezegd hebben de wetswijzigingen tot gevolg dat het factureren, de administratie en het doen van BTW-aangifte m.b.t. particuliere klanten woonachtig in andere EU landen voor Byte zeer ingewikkeld en tijdrovend wordt. Meest ingrijpende wijziging is dat de plaats van belasting vanaf 2015 het land wordt waar de klant woont. Dit betekent dat het belastingpercentage van het betreffende land gefactureerd moet worden. Dit verschilt per land en de tarieven variëren enorm. Daarnaast krijgen we te maken met de Belastingdiensten van verschillende landen. Helaas kan Byte momenteel niet kan voldoen aan de gestelde eisen: we zijn er niet op ingericht en de kosten zijn aanzienlijk.
De regels zijn van toepassing op particulieren, niet voor bedrijven. Indien mogelijk adviseren we je daarom om je bedrijfsnaam en bedrijfsgegevens te gebruiken of wanneer je een Nederlands adres hebt, deze te gebruiken. Hoe je je gegevens kunt wijzigen wordt uitgelegd in het artikel Administratie Wijzigingen.

Waar kan ik mijn gegevens wijzigen?

Voor meer informatie over het wijzigen van klantgegevens en/of pakketgegevens verwijzen we je graag door naar het artikel Administratie Wijzigingen.

Waar betaal ik extra kosten voor?

Bij Byte betaal je voor een hostingpakket, domeinregistratie en eventuele toevoegingen (zoals SSL). Kijk voor meer informatie op de productpagina’s voor Magento hosting en/of Add-ons
In sommige gevallen kunnen er echter wel administratiekosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld bij:

  • wijziging van de tenaamstelling/overdracht eigenaar (wijziging in de Whois)
  • extra administratieve handelingen buiten support

Hoe kan ik betalen?

Je factuur kan je per iDEAL via een link op de facturenpagina in het Service Panel worden betaald, de betaling wordt dan direct verwerkt.
Je kan natuurlijk ook middels een overschrijving betaald worden, vergeet niet het factuurnummer te vermelden in de omschrijving. Anders kunnen wij de betaling niet automatisch boeken.

Bankgegevens vind je op onze contactpagina.

Ik heb dubbel betaald, wat nu?

Wanneer je een factuur per ongeluk dubbel betaald hebt en de dubbele betaling is nog niet teruggestort door ons, stuur ons graag een e-mail met de data van beide betalingen. Je kunt dit e-mailen naar Support. Het te veel betaalde bedrag wordt dan binnen 10 werkdagen teruggestort op je rekening.

Kan ik facturen naar een ander e-mailadres laten sturen?

Ja, dat kan zeker. Op https://service.byte.nl/protected/facturen/ kan je een speciaal facturen e-mailadres instellen. Facturen worden dan naar dat e-mailadres gestuurd, de overige communicatie verloopt nog via het contact e-mailadres dat bij ons bekend is.

Kan ik facturen per post ontvangen?

Een factuur wordt standaard per e-mail verzonden. Is het de bedoeling dat de factuur ook per post wordt verzonden, dan kan je dit via https://service.byte.nl/protected/facturen/ aangeven. De factuur wordt dan zowel per e-mail als per post verzonden. Byte brengt €2,50 per verzonden factuur in rekening voor het verzenden van een factuur per post.

De factuur is betaald, maar er wordt een herinnering gestuurd

Indien een factuur betaald is, maar er wordt toch een herinnering/aanmaning gestuurd, stuur dan graag even een e-mail naar onze Support afdeling. Mogelijk is jouw betaling niet verwerkt of misschien gebruikt voor een ander openstaand factuur op jouw klantaccount.

Een domeinnaam/pakket is opgezegd, maar er wordt een herinnering gestuurd

Bij Byte kan een pakket elke maand opgezegd worden. Wel hanteert Byte een opzegtermijn van 30 dagen voorafgaand aan de automatische verlenging van de contractperiode. Je hebt een factuur ontvangen, omdat het pakket is opgezegd nadat de opzegtermijn was verstreken. Het contract is daarmee automatisch verlengd. De 30 dagen opzegtermijn wordt duidelijk vermeld in onze algemene voorwaarden en de opheffingsprocedures. Deze factuur dient te worden voldaan. Byte kan helaas geen uitzonderingen maken op deze regel.

Het pakket kan alsnog per direct worden opgezegd of gedowngrade.

Wet van Dam

De Wet van Dam geldt alleen voor particulieren, klanten die een bedrijfsnaam hebben ingevoerd kunnen hier geen beroep op doen. Particulieren die zich willen beroepen op deze wet kunnen mailen naar onze Finance afdeling.

Creditfactuur?

Byte crediteert facturen in principe niet.

Een uitzondering is als er een naamswijziging wordt doorgevoerd via https://service.byte.nl/protected/gegevens/ terwijl er nog een factuur openstaat. Door de naamswijziging wordt de openstaande factuur gecrediteerd. Er ontstaat dan een creditfactuur en er wordt een nieuwe factuur opgemaakt met de nieuwe tenaamstelling. Alle (credit) facturen zijn terug te vinden via https://service.byte.nl/protected/facturen/.

Ik heb in een korte periode 2 keer voor een pakket moeten betalen

Byte heeft een groot aantal klanten en om alles zo duidelijk en handig mogelijk te laten verlopen is de administratie van Byte op een bepaalde manier ingericht. Het is in de administratie van Byte helaas niet mogelijk om verschillende kosten voor hetzelfde pakket/domeinnaam los van elkaar met een verschillende termijn te factureren, vandaar dat alle kosten voor een bepaalde domeinnaam gekoppeld zijn. Het kan om deze reden wel eens voorkomen dat een bepaald pakket binnen een korte termijn meerdere keren op een factuur staat.
Er zijn 5 mogelijkheden waarom een domeinnaam meerdere keren op een factuur staat:

  1. Site Only. Een pakket is Site Only aangevraagd (domeinregistratie is elders en de hosting wordt door Byte verzorgd) en de eigenaar van de domeinnaam heeft besloten de domeinnaam alsnog te verhuizen en de verhuizing ook in gang gezet. Het oude contract wordt dan stop gezet en er start een nieuw contract, omdat de registratie van bepaalde domeinextensies extra kosten met zich meebrengen. Kijk voor meer informatie over de kosten voor exotische extensies op de pagina Losse domeinnamen.
  2. SSL. Een hostingpakket is aangevraagd en later blijkt dat er ook een SSL-certificaat nodig is. Het oude contract wordt dan stop gezet en er start een nieuw contract, omdat een certificaat kosten met zich meebrengt. SSL certificaten en SSL Hosting worden gefactureerd voor de contracttermijn van het pakket, deze termijn kan niet worden aangepast. Kijk voor meer informatie op de pagina SSL certificaten.
  3. Pakketswijziging. Er heeft onlangs een upgrade of een downgrade van het pakket plaats gevonden. Het oude contract wordt dan stop gezet en er start een nieuw contract, omdat een wijziging van het pakket andere kosten met zich meebrengt. Zie voor meer informatie het artikel Hostingpakket Upgraden Of Downgraden
  4. Wijziging Contractant. Op het moment dat de rol van Contractant wordt gewijzigd, dan wordt het oude contract stop gezet. Er start weer een nieuw contract voor de nieuwe Contractant. Kijk voor meer informatie over het wijzigen van rollen op Administratie Wijzigingen.

Is het mogelijk een ander contracttermijn te krijgen?

Byte biedt verschillende pakketten aan en deze pakketten hebben bepaalde contracttermijnen:

  • 1 maand: Dedicated Database (wordt niet meer aangeboden)
  • 1 maand: Magento hosting (Hypernode), Magento Dedicated Cluster
  • 1 jaar: Presence pakket
  • 5 jaar: Presence 5 jaar (oud actiepakket, wordt niet meer aangeboden)

Het is in de administratie van Byte helaas niet mogelijk om deze contracttermijnen aan te passen. Extra toevoegingen (zoals SSL en Building Blocks) worden voor de termijn van het contract (hostingpakket) gefactureerd.

Ik wil mijn factuur in termijnen betalen

Het is bij Byte helaas niet mogelijk om een factuur in termijnen te betalen. Byte hanteert een betalingstermijn van 30 dagen. De gehele factuur zal binnen deze termijn betaald moeten worden. Mocht er een hele speciale reden zijn waarom een factuur niet binnen 30 dagen betaald kan worden, stuur dan even een mailtje naar onze support afdeling met de reden en een voorstel voor betaling.

Wat gebeurt er als ik mijn factuur niet betaal?

We hanteren een betalingstermijn van 30 dagen. Na het vervallen van de betalingstermijn worden er 2 herinneringen gestuurd en een aanmaning. Als Byte 2 weken na het verzenden van de aanmaning nog geen betaling heeft ontvangen, dan staken wij tijdelijk onze dienstverlening. Daarna sturen wij de factuur als vordering naar het incassobureau. Op het moment dat een factuur bij het incassobureau ligt, dan hebben we de factuur uit handen gegeven en kunnen we niet meer corresponderen over deze factuur. Zijn er vragen dan kan er contact opgenomen worden met het incassobureau.

Ben je partner van Byte?

Indien een factuur voor een partner bij het incassobureau ligt heeft Byte het recht om de partnerovereenkomst, met de daarbij behorende voordelen, te ontbinden en om de actieve hostingcontracten over te sluiten naar de Registrant. Eventuele kosten, die we moeten maken voor het overzetten van deze contracten (ook in manuren à 150 euro per uur), brengen we in rekening bij de betreffende partner.

Indien je, om wat voor reden dan ook, een factuur niet kan of wil betalen, neem dan altijd contact met ons op via: support. Dan kunnen we gezamenlijk zoeken naar een passende oplossing.

Ik ben failliet, wat nu?

Een rechtbank kan een faillissement van een rechtspersoon of een natuurlijk persoon uitspreken. De rechtbank benoemd daarbij een curator (dit is meestal een advocaat). Is dit nog niet gebeurd, dan is er (nog) geen sprake van een faillissement. Als er een curator is aangesteld, dan is deze officieel zeggensbevoegd. De failliete partij (eigenaar) mag niet meer beslissen over zaken, afspraken maken en/of acties ondernemen. We mogen in het geval van een faillissement daarom geen afspraken maken of informatie doorgeven aan andere personen dan de curator. In het geval van een faillissement zal de curator dit altijd schriftelijk moeten doorgeven aan ons.

Ik kan geen nieuwe bestelling plaatsen

Op het moment dat het kredietlimiet bereikt is of je van een openstaande factuur een tweede herinnering hebt gehad, kunnen er geen nieuwe bestellingen geplaatst worden. De openstaande factuur zal eerst betaald moeten worden. Alle facturen zijn terug te vinden via het Service Panel. Hier kan een factuur ook direct via iDeal betaald worden. Zijn er geen openstaande facturen meer, maar wordt door de nieuw bestelling het kredietlimiet overschreden, stuur ons dan even een e-mail. We zullen dan kijken naar de mogelijkheid om dit limiet eventueel op te hogen.

 

01