Een autoresponder gebruik je als je een bepaalde tijd je mail niet kan beantwoorden, omdat je bijvoorbeeld op vakantie bent. Een autoresponder stuurt degene die jou mailt een automatisch bericht waarin staat dat je niet aanwezig bent.

In dit artikel leggen we uit hoe je een autoresponder kunt instellen bij e-mailadressen die je via het Service Panel hebt aangemaakt, en je dus gebruik maakt van de mailservers van Byte.

Autoresponder bij Byte

Helaas hebben wij recentelijk geconstateerd dat de autoresponder functie niet naar behoren werkte. Daarom hebben we deze tijdelijk uitgeschakeld en kan deze op het moment dus helaas niet gebruikt worden. We zijn bezig met een oplossing en zullen het uiteraard laten weten zodra de autoresponder functie weer beschikbaar is. Excuses voor het ongemak.

Byte heeft een autoresponder mogelijkheid voor al je e-mailadressen. Zodra er e-mail voor je binnenkomt op de server van Byte en je hebt een autoresponder voor het betreffende e-mailadres ingesteld, wordt de door jou ingestelde tekst naar het afzendadres verzonden.

Het kan gebeuren dat een autoresponder een bericht stuurt naar een adres waar een andere autoresponder ook automatisch de e-mail beantwoordt. Om te voorkomen dat er een gevecht tussen de twee autoresponders ontstaat, verstuurt de autoresponder van Byte maximaal eens per twee dagen een e-mail naar de verzender.

Autoresponder instellen bij Byte

Je kunt de autoresponder op twee manieren zelf instellen:

  1. Via het Autoresponder formulier (zonder klantwachtwoord)
  2. Via E-mail instellingen (klantwachtwoord nodig)

Via het autoresponder formulier

Ga naar de pagina Autoresponder (zie afbeelding 1 onderaan). Hier staat een formulier waarmee je simpel een autoresponder kunt instellen. Vul hiervoor de volgende gegevens in:

  • Vul bij Mailbox de naam in van je mailbox (bv. abcde1234)
  • Vul bij Wachtwoord het wachtwoord van de mailbox in. (Let op dat je het wachtwoord typt en niet plakt anders pakt wellicht het formulier je gegevens niet op)
  • Selecteer het e-mailadres.
  • Selecteer Aanzetten of Uitzetten.
  • Klik op het invoerveld bij Start vanaf om een begindatum aan te geven.
  • Klik op het invoerveld bij Actief tot om een einddatum aan te geven.
  • Vul bij Onderwerp een onderwerpregel in.
  • Vul bij Bericht het bericht in dat men moet ontvangen.
  • Klik op Stel in om de instellingen op te slaan.

Wil je een autoresponder voor meerdere e-mailadressen gekoppeld aan dezelfde mailbox instellen? Vul dan het formulier nogmaals in voor de overige e-mailadressen.

Autoresponder aanzetten via formulier

afb. 1 Autoresponder aanzetten via formulier

 

Via E-mail instellingen

  • Log in op het Service Panel.
  • Selecteer de gewenste domeinnaam.
  • Klik op het tabblad Instellingen en dan de knop E-mail.
  • Klik op het autoresponder icoontje (huis icoontje) naast de mailbox (zie afbeelding 2).
  • Klik op het agenda icoontje.
  • Selecteer een start- en einddatum (zie afbeelding 3).
  • Vul bij Bericht het bericht in dat men moet ontvangen.
  • Klik op Activeren om de autoresponder te activeren.
  • Klik op Deactiveren om de autoresponder te deactiveren.

Let op! Indien je via het Agenda icoontje de dagen hebt geselecteerd waarop de autoresponder actief dient te zijn, zal de autoresponder automatisch gedeactiveerd worden na de geselecteerde dagen.

Autoresponder aanzetten

afb. 2 Autoresponder Aanzetten

autoresponder instellen

afb. 3 Autoresponder instellen

Voorbeeld autoresponder bericht

Je gaat op vakantie, maar je wilt dat je klanten netjes een reactie op hun e-mail krijgen. Een voorbeeld van de autoresponder kan dan zijn:

Beste relatie,
Van {begindatum afwezigheid} tot {einddatum afwezigheid} ben ik op vakantie. 
Voor lopende zaken kunt u terecht bij mijn collega Erik van Woudrichem (erik@demo-onderneming.nl). 
Voor urgente zaken kunt u contact opnemen met 0123-456789.
Vriendelijke groet,Peter E.N. de Wolf

E-mail doorverwijzing instellen

In plaats van een autoresponder kun je ook een e-mail doorverwijzing (forward) maken. Hoe je dit kunt doen, kun je lezen op de pagina Nieuw e-mailadres aanmaken.

51