E-mail is niet meer weg te denken uit een bedrijf. Elke medewerker heeft een werk e-mailadres en veel communicatie gebeurt via dat e-mailadres. Het aantal e-mailaccounts kan flink oplopen. Des te belangrijk dat je mail goed ondergebracht is. Hiervoor kun je gebruik maken van verschillende soorten e-maildiensten. In dit artikel bespreken wij diverse soorten e-maildiensten.

Ticketsystemen

Een goed systeem om je medewerkers met e-mail te laten werken is een ticketsysteem. Alle e-mail wordt dan opgehaald door het systeem en hangt er een nummertje aan. Deze systemen hebben ook een handige interface waarmee je makkelijker eerdere en huidige correspondenties kan terugvinden. Hieronder staan enkele voorbeelden van ticketsystemen:

Online maildiensten

Wanneer je e-mail gebruikt bij een hosting partij loop je vaak tegen diverse beperkingen aan voor het gebruik van e-mail. Zo kun je je e-mail bij Byte onderbrengen, maar omdat wij ons richten op het leveren van goede hosting, raden we je aan je mail uit te besteden aan een gespecialiseerde e-maildienst.

Er zijn diverse e-maildiensten beschikbaar waarbij e-mail veel beter en uitgebreider geregeld is. Bij deze partijen kun je jouw domeinnaam koppelen aan je account en kun je e-mailadressen met deze domeinnaam aanmaken.

Voor de onderstaande e-mail diensten hebben we handleidingen in onze support documentatie beschikbaar:
G-Suite
Zoho Mail
Office 365

IMAP @ Byte

Toch liever je e-mail via Byte regelen? Via IMAP kun je e-mail in mappen zetten. Je kunt op verschillende plekken inloggen op deze mailbox en zien welke mail gelezen en ongelezen is. Het lezen en doorzoeken van mail is met veel gebruikers, veel mappen en veel berichten een erg grote belasting van gedeelde mailsystemen, zoals die van Byte. Het op deze manier gebruiken van IMAP wordt dan ook niet aangeraden. Voor erg kleine mailboxen (minder dan 1000) en 3 werkplekken werkt het natuurlijk prima. Archiveer wel regelmatig (elke 3 maanden) je mailbox.

Zie ook Mailbox opschonen.

10