Byte hanteert een e-mail beleid  om te voorkomen dat e-mail die verstuurd wordt vanuit de Byte mailserver aangezien worden als spam of dat klanten elkaar in de weg (kunnen) zitten door teveel mail tegelijk te versturen.

Om dit te voorkomen hebben wij voorzorgsmaatregelen genomen in de vorm van systemen die uitgaande mail controleren. Deze lichten we verder toe in dit artikel.

Waarom een e-mail beleid?

Om onze mail goed te laten werken, hanteren wij een limiet aan hoeveel mail er in een korte periode verstuurd mag worden. Zo zal de grote mailing van een klant, jouw mailgebruik niet in de weg zitten. Ook zorgt het ervoor dat, er in het geval van een gehackte site, geen (grote hoeveelheid) spam verstuurd kan worden.

Het systeem zorgt ervoor dat je niet teveel e-mails tegelijk kan versturen. Wanneer je te veel e-mails tegelijk aan onze mailservers aflevert, zullen wij die mail gaan ratelimiten. Ratelimiten betekent dat wij de e-mails wel versturen, maar dat deze vertraagd worden afgeleverd bij de ontvanger.

Byte’s regels met betrekking tot e-mail/mailings

Byte hanteert een aantal regels bij het versturen van mailings:

Naam afzender en confirmed opt-in ontvangers

Het sturen van ongevraagde commerciële, charitatieve of ideële e-mails aan bedrijven en particulieren is verboden. Zorg daarom dat je je aan alle regels van de ACM houd.

Gebruik alleen e-mailadressen  die van te voren expliciet toestemming hebben gegeven (confirmed opt-in) voor het ontvangen van deze e-mails. Dit geldt zowel voor eigen/bestaande klanten als andere personen. Maak dus geen gebruik van adressenbestanden die je via een (schimmige) adressenhandelaar hebt gekocht.

Inhoud van je mail

Mailings met een commerciële inhoud (bijvoorbeeld aanbiedingen en reclame), mag je alleen sturen naar klanten die eerder een aankoop hebben gedaan. De boodschap in de mailing moet dan wel gerelateerd zijn aan de eerdere aankoop van de klant.

Makkelijk uitschrijven

Zorg voor een gemakkelijke uitschrijf mogelijkheid in elke mailing. Ontvangers moeten zich altijd en gemakkelijk af kunnen melden voor je mailings, ook al hebben ze van te voren toestemming gegeven. Zorg dat uitschrijven met 1 of 2 klikken kan, zonder inloggen of opnieuw intypen van het e-mailadres. De kans dat jouw e-mail voor spam wordt aangezien en erover geklaagd wordt is dan veel kleiner.

Snelheid van versturen e-mail

Zet een rate limiter op je mailing. Er zijn spamfilters die “veel mail ineens” direct als spam aanmerken. Stuur zeker niet meer dan 60 mails per minuut naar hetzelfde domein. De mailserver van dit domein kan ons dan blacklisten. En houd je altijd aan het volgende:

  • Stuur maximaal 1 e-mail per seconde.
  • Beperk het aantal e-mails per 10 minuten: houd als maximum 200 e-mails per 10 minuten aan.
  • Beperk het aantal e-mails per uur: houd als maximum 1000 e-mails per uur aan.
  • Let op het totaal aantal e-mails per dag: houd als maximum 5000 e-mails per dag aan.

Per seconde, minuten of uren mailen?

Het lijkt misschien alsof bovenstaande limieten niet kloppen, want als je 200 e-mails per 10 minuten mag versturen, dan is dat toch 1200 e-mails per uur? Helaas werkt het niet op die manier. De bovenstaande limieten zijn de harde limieten van de hoeveelheid e-mail die MAXIMAAL per seconde/minuten/uur/dag mag worden verzonden, zonder dat onze mailservers er last van ondervinden.

Heb je dus in totaal 900 e-mails te versturen? Dan kan dat prima in batches van 200 per tien minuten. Heb je een mailing van 1200 e-mails? Dan verstuur je dat niet in 1 uur, maar verspreid je de e-mails zo dat er niet meer dan 1000 worden verstuurd in dat uur. Bijvoorbeeld 165 e-mails per tien minuten, want dat is 990 e-mails per uur.

Toegestane hoeveelheid mails

Zoals eerder in dit artikel vermeld handhaven wij een maximum aan de hoeveelheid mail die je als klant mag versturen. Voor alle pakketten geldt dat je maximaal 5 mails per 5 seconden mag versturen en maximaal 200 mails per 10 minuten. Wanneer je over deze limiet heen gaat zal ons systeem ingrijpen en worden je e-mails vertraagd afgeleverd. Net zolang totdat de hoeveelheid mail weer onder dit volume komt.

Weet je niet hoe je maximaal x aantal mails per seconde/minuut/uur verstuurd? Hoe je dit kunt instellen leggen we uit in het artikel Hoe kan ik mail rate limiting toepassen?

Mailen vanuit webmail?

Wanneer je Byte’s webmail gebruikt om te mailen, moet je rekening houden dat je 1 e-mail naar maximaal 30 e-mailadressen kan sturen. Dit is een veiligheidsmaatregel die wij niet kunnen aanpassen. Heb je meer dan  30 ontvangers? Stuur de mail dan in batches.

Grote mailing? Laat het ons weten!

Stuur je meer dan 5000 mails? Mail even met Byte. Zo voorkomen we problemen achteraf.

Regelmatig grote mailings?

Als je regelmatig meerdere e-mails in één keer wilt versturen raden we aan dit in kleinere batches (gedeeltes) te versturen of gebruik te maken van een maildienst als bijvoorbeeld MailChimp. Mailchimp is gespecialiseerd in het versturen van grote mailings en weten hoe ze moeten voorkomen om als SPAMmer aangemerkt te worden.

Boete voor negeren van Byte’s mailbeleid

Indien je netjes te werk gaat, is de kans dat mailservers van Byte geblacklist worden klein. Negeer je echter deze regels en verstuur je spam, dan is het mogelijk dat Byte geblacklist wordt. Je veroorzaakt hierdoor overlast voor alle andere klanten en Byte heeft er veel werk aan om het probleem op te lossen.

Op dat moment rekenen we de kosten voor het oplossen door aan de klant. Byte rekent hiervoor een minimum van 400 euro per blacklist. Als je ervoor zorgt dat je met dubbel geverifieerde adressen werkt (dubbel opt-in), dan zal dit niet gebeuren.

Landelijk Spamverbod

Naast de boete die Byte je kan opleggen voor het negeren van de mailingsregels kan de OPTA je ook een boete opleggen van maximaal 450.000 euro per mailing. Dit op basis van het landelijk ingevoerde spamverbod sinds 1 oktober 2009. Lees meer over dit Spamverbod in het artikel Landelijk Spamverbod.

Spam van mx.byte.nl?

Het kan gebeuren dat je e-mails binnenkrijgt die gericht is aan een e-mailadres eindigend op: @mx.byte.nl . Hoewel het er op lijkt, is het niet zo dat e-mails vanuit Byte komen.

Wat gebeurt is dat e-mail die door de verzender (spammer) wordt verzonden incompleet is. De “Aan” regel bevat bijvoorbeeld geen volledige e-mailadressen. Omdat een “Aan” regel altijd een geldig e-mailadres moet bevatten (in ieder geval tekst met een @ teken), plakt onze mailserver er automatisch @mx.byte.nl achteraan.
Je kunt deze e-mails gewoon verwijderen. Er valt hier helaas niet veel aan te doen.

10